RI&E in Nederland: 10 regels die werkgevers verkeerd inschatten
Een softwarebedrijf uit Londen opent een kantoor in Amsterdam. Twaalf medewerkers, een verdieping in een gedeeld gebouw, een contract met een arbodienst voor de verzuimbegeleiding. HR gaat ervan uit dat het daarmee geregeld is.
Dat is het niet. De risico-inventarisatie en -evaluatie heeft eigen regels, en twee daarvan raken buitenlandse werkgevers in het bijzonder. De eerste is dat een bedrijf dat buiten Nederland is gevestigd maar medewerkers in Nederland heeft, net zo goed RI&E-plichtig is. De tweede is dat de RI&E in de meeste gevallen getoetst moet worden door iemand die daarvoor gecertificeerd is, wat in het Verenigd Koninkrijk geen equivalent kent.
Daar komt bij dat de Nederlandse Arbeidsinspectie sinds 2021 vaker en strenger controleert op het hebben van een RI&E, en dat je voor het ontbreken ervan direct een boete kunt krijgen.
Hieronder tien regels, met per regel wat er in de praktijk misgaat.
1. De plicht begint bij de eerste medewerker
Elk bedrijf met minimaal één medewerker moet een RI&E hebben. Dat staat zo op het Arboportaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, en het Steunpunt RI&E is er even duidelijk over in zijn overzicht van de regels: heb je medewerkers in dienst, dan ben je werkgever en is een RI&E verplicht.
Er is dus geen ondergrens in personeelsaantal en geen uitzondering voor kantooromgevingen. Dat laatste is waar de meeste misvattingen zitten. Een bedrijf met twintig mensen achter een laptop denkt vaak buiten het bereik van arbowetgeving te vallen, en dat is niet zo.
2. Het plan van aanpak is geen bijlage
De RI&E brengt de arbeidsrisico's in kaart. Daarna maakt de werkgever een plan van aanpak voor het beheersen van die risico's. Dat plan is onderdeel van de verplichting en niet een optionele vervolgstap.
Het verschil is in de praktijk goed te zien. Een organisatie die wel een inventarisatie heeft en geen plan van aanpak, heeft het makkelijke deel gedaan. De inspectie mag beide inzien, en dat is dan ook precies wat er gevraagd wordt.
3. In de meeste gevallen moet de RI&E getoetst worden
Need Expert H&S Guidance?
Our qualified consultants can help you implement the right health & safety measures for your business.
Dit is de regel die buitenlandse werkgevers het vaakst missen, omdat er in veel landen niets vergelijkbaars bestaat.
Het Steunpunt RI&E is helder over het toetsen: in de meeste gevallen ben je verplicht je RI&E te laten toetsen, en daarvoor heb je een gecertificeerde arbodeskundige of een arbodienst nodig. Die deskundige kijkt of alle risico's zijn ingevuld en of de juiste richtlijnen zijn gebruikt, en adviseert ook bij het plan van aanpak.
Of een arbodeskundige gecertificeerd is om te toetsen, is te controleren in de registers van Hobéon SKO, DNV en het BIG-register. Dat is een nuttige controle, want een adviseur die de RI&E opstelt is niet automatisch iemand die hem mag toetsen.
4. De branche-RI&E is de belangrijkste uitzondering, met voorwaarden
Of toetsing nodig is, hangt onder meer af van de grootte van het bedrijf en van het soort RI&E-instrument dat gebruikt is. Gebruik je een erkend branche-RI&E-instrument, dan kan toetsing achterwege blijven, maar daar zitten twee voorwaarden aan.
Je bedrijf moet daadwerkelijk bij de branche horen waarvan je het instrument gebruikt. En het instrument moet erkend zijn geweest op het moment dat je je RI&E afrondde.
Die tweede voorwaarde is scherper dan hij lijkt, en des te relevanter nu er per 1 juni 2026 een vernieuwde erkenningsprocedure voor branche-RI&E-instrumenten geldt. Een instrument dat vorig jaar erkend was, is niet automatisch het instrument waarop u zich vandaag kunt beroepen.
5. De 40-uurregel
Wordt er, als je het werk van alle medewerkers bij elkaar optelt, maximaal 40 uur per week gewerkt, dan kun je gebruikmaken van de Checklist Gezondheidsrisico's in plaats van een volledige RI&E.
Let op de formulering: het gaat om de opgetelde uren van alle medewerkers, niet om een fulltime equivalent per persoon. Een kantoor met twee medewerkers die beide vier dagen werken zit hier al ruim boven. In de praktijk is dit een regeling voor zeer kleine werkgevers en niet voor een klein buitenlands filiaal.
6. Alle vestigingen apart in kaart
Heeft een bedrijf meerdere vestigingen, dan moeten de risico's voor alle vestigingen in kaart worden gebracht, omdat die risico's per vestiging kunnen verschillen.
Dit is het punt waarop groepsstandaarden stuklopen. Eén RI&E voor het hoofdkantoor, overgenomen voor een tweede locatie met een andere indeling, andere installaties en een ander gebouwbeheer, beschrijft die tweede locatie niet. Onze notitie over statutory building checks laat zien hoe sterk dat soort verplichtingen per gebouw verschilt.
7. Gevestigd in het buitenland, medewerkers in Nederland
De regel die het meeste geld kost en het minst bekend is. Is je bedrijf in het buitenland gevestigd, maar heb je medewerkers in Nederland, dan is een RI&E nog steeds verplicht.
Dat raakt precies het patroon dat wij het vaakst zien bij internationaal groeiende bedrijven: een Britse of Amerikaanse entiteit, een handvol mensen in Amsterdam, soms zonder eigen kantoor, en een aanname dat de verplichtingen van het hoofdkantoor volstaan. Dat doen ze niet, en een contract met een employer of record verandert dat beeld maar beperkt. Onze notitie over employer of record zet uiteen welke verplichtingen daar niet mee overgaan.
De spiegelbeeldige situatie geldt ook. Heeft een Nederlands bedrijf medewerkers in het buitenland, dan gelden voor die medewerkers de regels van dat land. Binnen de EU bestaat altijd een RI&E-verplichting, maar de precieze regels verschillen per land.
8. ZZP'ers tellen soms mee
ZZP'ers met wie je een arbeidsovereenkomst hebt, tellen mee als medewerkers, en dan moet er een RI&E zijn. Wordt de ZZP'er voor losse klussen ingehuurd en is hij niet in dienst, dan hoeft dat niet.
Voor sectoren die veel met zelfstandigen werken, zoals IT, design en consultancy, is dit een vraag die beantwoord moet worden op basis van de feitelijke relatie en niet op basis van wat de factuur zegt.
9. Geen geldigheidsduur, maar wel een bijwerkplicht en een inzagerecht
Er is geen wet die zegt hoe lang een RI&E geldig is. Het Steunpunt RI&E adviseert hem bijvoorbeeld eens in de drie jaar na te kijken, en stelt duidelijk dat een RI&E nooit af is.
Een volledig nieuwe RI&E is nodig bij grote personele wijzigingen, bij aangepaste werkprocessen of na een verbouwing. Daarnaast is bijwerken een continu proces zodra er iets verandert dat invloed heeft op de risico's, en de werkgever is daarvoor verantwoordelijk.
Twee dingen worden hier vaak vergeten. Medewerkers moeten bij de RI&E betrokken worden, omdat zij de werksituatie het beste kennen. En de werkgever is wettelijk verplicht de RI&E ter inzage te geven aan medewerkers, wat betekent dat het document vindbaar moet zijn en niet in een map bij HR mag blijven liggen. Het Steunpunt RI&E werkt dit uit in zijn pagina over een bestaande RI&E.
10. Elk bedrijf wijst minimaal één preventiemedewerker aan
Tot slot een aparte verplichting die vaak met de RI&E wordt verward. Elk bedrijf moet minimaal één preventiemedewerker aanwijzen.
Die medewerker adviseert over arbeidsrisico's en maatregelen, is betrokken bij het opstellen van de RI&E en bij het uitvoeren van de maatregelen uit het plan van aanpak, en werkt samen met de bedrijfsarts, arbodienstverleners en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Hij of zij moet een veilig en toegankelijk aanspreekpunt zijn voor medewerkers.
Belangrijk: dit is een interne aanwijzing. Een arbodienst of externe adviseur vervult de rol niet. De vergelijking met de Britse appointed competent person is leerzaam, en onze notitie over de rol van de competent person in verschillende rechtsstelsels gaat daarop in.
De tien op een rij
| Regel | Wat er misgaat |
|---|---|
| Verplicht vanaf één medewerker | Kantoorbedrijven denken buiten het bereik te vallen |
| Plan van aanpak hoort erbij | Alleen een inventarisatie aanwezig |
| Toetsing in de meeste gevallen | Nooit getoetst, of door een niet-gecertificeerde adviseur |
| Branche-instrument met voorwaarden | Verkeerde branche, of erkenning verlopen |
| De 40-uurregel | Opgeteld over alle medewerkers, niet per persoon |
| Alle vestigingen | Eén RI&E overgenomen voor een tweede locatie |
| Buitenlands bedrijf, Nederlandse medewerkers | Aangenomen dat het hoofdkantoor volstaat |
| ZZP'ers | Beoordeeld op de factuur in plaats van de relatie |
| Bijwerken en inzage | Verbouwing geweest, RI&E ongewijzigd |
| Preventiemedewerker | Rol bij de arbodienst gelegd |
De derde en de zevende rij leveren samen het meeste risico op voor internationaal opererende bedrijven, en beide zijn op papier op te lossen.
Het geheel actueel houden over meerdere vestigingen, met een toetsdatum, een plan van aanpak per locatie en een aangewezen preventiemedewerker, is een praktisch argument voor health and safety consultants and software als één geheel in plaats van twee losse diensten. Periodieke health and safety audits toetsen dit in één beweging: vraag naar het plan van aanpak en naar de naam van de preventiemedewerker.
Hoe Nederland zich verhoudt tot andere landen
Voor groepen met vestigingen in meerdere landen is de Nederlandse RI&E een goed voorbeeld van een patroon dat wij overal zien: de methode reist mee, de verificatie niet.
De risico-inventarisatie zelf lijkt sterk op wat andere EU-landen vragen. Binnen de EU bestaat altijd een vorm van beoordelingsplicht, en de onderliggende systematiek is vergelijkbaar. Een groep kan dus één methodiek en één rapportagevorm aanhouden.
Wat verschilt, is waar de wet een controlepunt legt. Nederland hangt dat aan de toetsing door een gecertificeerde deskundige. Frankrijk werkt met het DUERP, waarover onze Franse notitie over het DUERP meer zegt, en België met het globaal preventieplan en het jaaractieplan. Het Verenigd Koninkrijk kent geen enkel vergelijkbaar controlepunt: de werkgever beoordeelt zelf of de beoordeling toereikend is.
Dat verklaart waarom Britse groepsstandaarden in Nederland structureel tekortschieten. Niet omdat de inhoud zwakker is, maar omdat er geen gewoonte bestaat om een extern certificaat op de beoordeling te laten zetten. Onze notities over verschillen in internationale wetgeving en de internationale arbowetgeving werken dat verder uit.
Waar Arinite past
Arinite is geen arbodienst en voert geen verzuimbegeleiding uit. Ons werk rond de RI&E bestaat eruit vast te stellen of er een RI&E en een plan van aanpak zijn, of die de vestiging beschrijven zoals die nu is, of er getoetst is en door wie, en of er een preventiemedewerker is aangewezen. Daar zit vrijwel altijd het eerste bevindingenpunt. Wij ondersteunen 1.500+ bedrijven in 50+ landen en beschermen 100.000+ medewerkers, met 95%+ klantbehoud over 15+ jaar.
Onze health and safety consultants werken veel met klanten in IT en software, kantooromgevingen, juridische dienstverlening en verzekeringen, precies de sectoren die in Amsterdam opschalen zonder eigen arboafdeling. Onze notities over arbo in de Nederlandse techsector en adviseurs in Amsterdam gaan in op de lokale praktijk.
Voor groepen met meerdere landen passen onze global health and safety consultants het plaatselijke controlepunt toe in plaats van een Brits model te exporteren, en onze international health and safety consultants kunnen aangeven welke vestigingen een gecertificeerde toetsing nodig hebben. Voor Nederland specifiek is onze landenpagina het startpunt.
Doe deze week twee dingen. Vraag op wie de preventiemedewerker is, en vraag of de RI&E getoetst is en door wie. Vraag daarna een gratis gap-analyse aan, dan vertellen wij u in één gesprek welke van de tien u kunt aantonen.
Gerelateerde artikelen
Written by
Arinite Health & Safety Consultants
Health & Safety Expert at Arinite
