Modalidades preventivas y auditoría legal: 14 reglas del RD 39/1997
Una empresa de software con sede en Londres abre oficina en Madrid. Treinta y cinco personas, un único centro de trabajo, un contrato con un servicio de prevención ajeno. El equipo de recursos humanos da el asunto por cerrado.
En ese caso casi lo está, y por una razón que conviene entender: en España, concertar un servicio de prevención ajeno no solo organiza la prevención, sino que además evita la obligación de someter el sistema a una auditoría externa. Si esa empresa decidiera llevar la prevención con recursos propios, aparecería una obligación que no existe en el Reino Unido: una auditoría legal del sistema, realizada por una entidad acreditada, con contenido y plazos fijados por norma.
Esa es la particularidad española. La modalidad que se elige no es una decisión de compras: determina si hay que auditarse, cada cuánto y con qué alcance.
Siguen catorce reglas del Real Decreto 39/1997, el Reglamento de los Servicios de Prevención, con el artículo correspondiente.
Las modalidades de organización
1. Hay cuatro modalidades, no dos. El artículo 10.1 permite organizar los recursos preventivos asumiendo personalmente la actividad, designando a uno o varios trabajadores, constituyendo un servicio de prevención propio o recurriendo a un servicio de prevención ajeno.
La mayoría de las empresas extranjeras conoce la cuarta y desconoce las tres primeras. Eso importa porque la elección tiene consecuencias directas sobre la auditoría.
2. Los servicios de prevención son interdisciplinarios por definición. El artículo 10.3 define ese carácter como la conjunción coordinada de dos o más disciplinas técnicas o científicas en materia de prevención de riesgos laborales.
No es una recomendación de buenas prácticas. Es la definición legal de lo que un servicio de prevención tiene que ser.
3. La asunción personal tiene límites estrictos, y excluye la vigilancia de la salud. El artículo 11.1 permite al empresario desarrollar personalmente la actividad preventiva, con excepción de las actividades relativas a la vigilancia de la salud, cuando se trate de empresa de hasta diez trabajadores, o de hasta veinticinco si dispone de un único centro de trabajo; las actividades no estén incluidas en el anexo I; y el empresario desarrolle de forma habitual su actividad en el centro y tenga la capacidad necesaria.
La exclusión de la vigilancia de la salud es la parte que se pasa por alto. Incluso en el escenario más favorable, esa parte hay que concertarla fuera.
4. Los trabajadores designados necesitan capacidad, número, medios y tiempo. Los artículos 12 y 13 exigen que los trabajadores designados tengan la capacidad correspondiente a las funciones a desempeñar, y que su número, los medios puestos a su disposición y el tiempo de que dispongan sean los necesarios para desarrollar adecuadamente sus funciones.
Designar a alguien sin liberarle tiempo es el incumplimiento más común de todo el reglamento, y es el mismo patrón que vemos en el Reino Unido y en Alemania. Nuestra nota sobre el papel del competent person en distintos ordenamientos compara las formulaciones.
5. El servicio de prevención propio es obligatorio en tres supuestos. El artículo 14 obliga a constituirlo cuando la empresa cuente con más de 500 trabajadores; cuando, tratándose de empresas de entre 250 y 500 trabajadores, desarrollen alguna actividad del anexo I; o cuando así lo decida la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en función de la peligrosidad de la actividad o de la siniestralidad de la empresa.
En el tercer supuesto la resolución fija un plazo no superior a un año para constituirlo, salvo que se opte por el concierto con una entidad especializada ajena.
6. El servicio propio es una unidad específica con dedicación exclusiva y al menos dos especialidades. El artículo 15 exige que el servicio de prevención propio constituya una unidad organizativa específica, que sus integrantes dediquen de forma exclusiva su actividad a esa finalidad, y que cuente como mínimo con dos de las especialidades o disciplinas preventivas, desarrolladas por expertos con la capacitación requerida, además del personal con capacitación de nivel básico e intermedio.
Dedicación exclusiva significa exclusiva. Un responsable de operaciones que además lleva la prevención no constituye un servicio propio.
La auditoría legal
7. Si no concierta con una entidad especializada, debe auditarse. El artículo 29.2 establece que las empresas que no hubieran concertado el servicio de prevención con una entidad especializada deberán someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa. Lo mismo se aplica, en los términos del artículo 31 bis, a las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos.
Esta es la regla que convierte la elección de modalidad en una decisión con consecuencias económicas y documentales a cuatro años vista.
8. Hasta 50 trabajadores puede bastar una notificación. El artículo 29.3 considera cumplida la obligación de auditoría cuando empresas de hasta 50 trabajadores, cuyas actividades no estén incluidas en el anexo I, que desarrollen la prevención con recursos propios y en las que la eficacia del sistema resulte evidente por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de las actividades preventivas, cumplimenten y remitan a la autoridad laboral la notificación prevista en el anexo II.
Para una oficina de treinta y cinco personas que quisiera llevar la prevención internamente, esta es la vía realista.
9. La autoridad laboral puede exigir la auditoría de todas formas. El artículo 29.4 permite a la autoridad laboral, previo informe de la Inspección, requerir la auditoría a las empresas acogidas a la notificación anterior, a la vista de los datos de siniestralidad, de la peligrosidad de las actividades o de la inadecuación del sistema de prevención.
La notificación es una vía simplificada, no una exención definitiva.
10. La auditoría busca la imagen fiel del sistema. El artículo 30.1 define la auditoría como un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos, para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora.
La expresión imagen fiel está tomada de la auditoría de cuentas, y describe bien el nivel de exigencia.
11. El contenido incluye trabajo de campo, no solo documentación. El artículo 30.3 exige un análisis de la documentación y un análisis de campo dirigido a verificar que esa documentación refleja con exactitud y precisión la realidad preventiva de la empresa, que podrá aplicar técnicas de muestreo e incluirá la visita a los puestos de trabajo, además de una evaluación de la adecuación del sistema a la normativa y unas conclusiones sobre su eficacia.
Una auditoría que no pisa los puestos de trabajo no cumple el artículo 30.3.
12. Los plazos: doce meses, cuatro años, dos años, y una prórroga poco conocida. El artículo 30.4 fija que la primera auditoría se lleve a cabo dentro de los doce meses siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva. Después debe repetirse cada cuatro años, o cada dos cuando se realicen actividades del anexo I.
Y el detalle que casi nadie aprovecha: esos plazos se amplían en dos años cuando la modalidad de organización preventiva ha sido acordada con la representación especializada de los trabajadores. Acordar la modalidad con el comité de seguridad y salud tiene efecto directo sobre el calendario.
13. Los trabajadores participan en la auditoría. El artículo 30.5 obliga al empresario a consultar a los trabajadores y permitir su participación en la realización de la auditoría, y establece que el auditor deberá recabar información de los representantes de los trabajadores sobre los distintos elementos que constituyen el contenido de la auditoría.
El auditor habla con la representación de los trabajadores. Eso no es opcional ni es una cortesía.
14. El informe tiene contenido tasado y no puede alterarse. El artículo 31 exige que los resultados queden reflejados en un informe que la empresa mantenga a disposición de la autoridad laboral y de los representantes de los trabajadores, con nueve contenidos mínimos: identificación de la entidad auditora y del equipo, identificación de la empresa, objeto y alcance, fecha de emisión, documentación utilizada incluida la información recibida de los representantes, metodología y normas técnicas, elementos auditados y su resultado, conclusiones sobre la eficacia y sobre el cumplimiento, y firma del responsable.
El apartado 3 añade que el contenido deberá reflejar fielmente la realidad verificada, y prohíbe toda alteración o falseamiento.
Las catorce en resumen
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| Regla | Artículo |
|---|---|
| Cuatro modalidades de organización | 10.1 |
| Carácter interdisciplinario, dos o más disciplinas | 10.3 |
| Asunción personal: límites, y sin vigilancia de la salud | 11.1 |
| Trabajadores designados: capacidad, número, medios, tiempo | 12 y 13 |
| Servicio propio obligatorio: +500, 250-500 anexo I, autoridad | 14 |
| Unidad específica, dedicación exclusiva, dos especialidades | 15 |
| Sin concierto ajeno, auditoría obligatoria | 29.2 |
| Hasta 50 trabajadores: notificación del anexo II | 29.3 |
| La autoridad puede exigir la auditoría igualmente | 29.4 |
| La auditoría busca la imagen fiel del sistema | 30.1 |
| Análisis documental y de campo con visita a los puestos | 30.3 |
| Primera a los 12 meses, cada 4 años, cada 2 en anexo I, +2 por acuerdo | 30.4 |
| Consulta y participación de los trabajadores | 30.5 |
| Informe con nueve contenidos, sin alteración posible | 31 |
Las reglas 7, 8 y 12 son las que deciden el coste real de la decisión, y la regla 12 contiene el único incentivo económico del reglamento.
Mantener esto al día en varios centros, con la modalidad de cada uno, la fecha de la última auditoría y el próximo vencimiento, es un argumento práctico para health and safety consultants and software como un solo sistema. Nuestras health and safety audits parten de la misma lógica del artículo 30: documentación, campo y conclusiones sobre la eficacia, no solo revisión de papeles.
Qué se puede exportar y qué no
Para grupos con presencia en varios países, España ilustra bien el patrón que encontramos siempre: el método viaja, el punto de control no.
La evaluación de riesgos española deriva de la misma directiva marco europea que el resto, y la Ley 31/1995 comparte principios con los demás ordenamientos de la Unión. Una metodología de grupo y un formato de informe pueden mantenerse, y el INSST publica las guías técnicas que los concretan.
Lo que cambia es dónde la norma coloca su verificación. España la coloca en la modalidad elegida y en una auditoría legal con entidad acreditada, plazos y contenido tasado. Los Países Bajos exigen que la evaluación sea contrastada por un experto certificado. Alemania la vincula a la cualificación de las personas designadas y a la conformidad del comité de empresa. Portugal la sitúa en la modalidad del servicio y en su notificación. Francia trabaja con el DUERP. El Reino Unido no tiene ninguno de estos puntos de control.
Por eso un estándar de grupo británico falla en España por la forma y no por el fondo: nadie ha decidido formalmente la modalidad, y por tanto nadie sabe si la empresa debe auditarse. Nuestras notas sobre diferencias en la legislación internacional y la lista de comprobación para la expansión internacional desarrollan el tema, y quien abre operación mediante un prestador debería leer nuestra nota sobre employer of record.
Dónde encaja Arinite
Arinite no es un servicio de prevención ajeno acreditado y no realiza la auditoría reglamentaria del artículo 29. Nuestro trabajo en prevención de riesgos laborales en España consiste en determinar qué modalidad se ha adoptado realmente, si esa elección genera obligación de auditoría, si procede la notificación del anexo II, y si la planificación preventiva soportaría un análisis de campo. Ahí está casi siempre el primer hallazgo. Apoyamos a más de 1.500 empresas en más de 50 países y protegemos a más de 100.000 trabajadores, con más de un 95% de retención durante más de 15 años.
Nuestros health and safety consultants trabajan sobre todo con clientes de TI y software, oficinas, servicios jurídicos y seguros, los sectores que crecen en Madrid y Barcelona sin estructura preventiva propia. Nuestra guía sobre la LPRL para empresas internacionales cubre el marco general y el equivalente británico está en nuestro servicio de competent person.
Para grupos con varios países, nuestros global health and safety consultants aplican el punto de control local en lugar de exportar un modelo británico, y nuestros international health and safety consultants pueden indicar dónde existe una auditoría legal con entidad acreditada.
Dos preguntas para esta semana. ¿Qué modalidad preventiva tiene formalmente adoptada cada centro de trabajo? ¿Y cuándo vence la próxima auditoría, si procede? Después pida un análisis de carencias gratuito y le diremos en una conversación cuáles de las catorce puede acreditar.
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Written by
Arinite Health & Safety Consultants
Health & Safety Expert at Arinite
